【関西】会社移転はやることがたくさん！手続き前の基礎を解説

現事務所の解約予告期間の確認・解約通知

多くの企業では事務所を賃貸で利用しているでしょう。会社移転を行う場合、現在の事務所は賃貸契約の解約が必要です。そのため、なるべく早い段階で解約予告期間の確認および解約通知を行いましょう。

解約予告期間とは、オーナーや管理者へ退去を伝えてから解約日までの期間です。個人の引っ越しと異なり、オフィスビルは解約期間が平均6ヵ月とやや長めになっています。6ヵ月以内の解約には料金が発生する可能性があるため、必ず賃貸借契約書を確認し、解約予告期間にあわせた退去通知が必要です。

物件探し・業者選定

解約予告に関する作業が終われば、物件探しと業者選定を進めていきます。退去日はオフィスを出ればよい日ではなく、原状回復および引き渡しの期日です。それまでに新オフィスへの移転や原状回復工事、新オフィスの準備が必要です。退去までの6ヵ月でやるべきことは以下のとおりです。

• 最初の1～2ヵ月：新オフィスの物件探し・仲介業者の選定・契約
• 新オフィス契約～3ヵ月まで：内装業者の選定・内装工事、複合機や電話など電子機器の契約・手配
• 物件探しが終わった頃：引っ越し業者の選定（3～4月は引っ越しシーズンで混雑するため、この時期の移転を検討する場合は早めの選定・契約が必要）
• 解約2～1ヵ月前：現オフィスの原状回復

会社移転では様々な作業が必要であり、依頼する業者の数・種類も多くなります。業者探しや工事にかかる期間を考慮し、早いうちから行動をするのが安心です。

取引先への連絡、移転準備

移転日が決まったら、取引先への連絡が必要です。移転が決まったタイミングと移転が完了したタイミング、それぞれで連絡をするとよいでしょう。

同時に、荷造りも進めていきます。予想より時間がかかるケースが多いため、こちらも早めの対応が安心です。

荷解き

最初にやることは荷解きです。荷物を移しただけでは仕事ができません。少しでも早く仕事ができる体制にするため、スピーディーな荷解きが求められます。荷物の個数に間違いがないか、傷や破損などが起きていないかなどを確認しながら荷解きを進めていきます。

荷物を移してから数日間は、通常通りの業務は困難です。しかし、仕事を完全にストップするのも危険なため、とにかく最小限の仕事ができる体制を整えるようにします。その後はある程度の業務を行いつつ、荷解きや荷物整理・片付け作業も進めていくのが効率的です。

取引先への連絡

会社移転の前にも取引先へ連絡はしますが、移転後にも改めて連絡すると安心です。前の連絡先は完全に使えなくなるため、トラブルを防ぐために連絡は必ず行いましょう。

あまり連絡を取っていない相手でも、関係が途切れてない以上、連絡をする必要があります。契約が解除されている取引先を除き、しっかり伝えましょう。

また会社の連絡先などが印字されている封筒や宛名シールを使用している場合、古い連絡先のものがないか確認します。古いものが紛れていたら、誤って使うことがないよう処分が必要です。

旧オフィスの原状回復・契約解除

解約日までに原状回復工事が必要です。実際に工事が始まるのは会社移転後となるため、原状回復について必要に応じて連絡・手続きを進めます。

原状回復が完了し、特に問題がなければ解約です。すべての作業が終わるまでは、旧オフィスについても気にかける必要があります。