【関西】会社移転の手順と移転先での注意点！各申請前に確認を

会社移転に関する計画

はじめに会社移転に関する大まかな計画を立てます。以下のようなタイミングでは、一度会社移転の検討をしてもよいでしょう。

• オフィスの契約更新1年前：契約更新には手数料が発生します。そのため契約更新するか、オフィス移転するかを検討するのがおすすめです。なお、移転には時間がかかるため、余裕を持って更新時期の1年前に検討しましょう。
• 従業員の数が大きく変化しそうなタイミング：オフィスが手狭になる、もしくは広くなりすぎる可能性がある場合には快適に過ごせるように移転を検討しましょう。

会社移転は思い立ったらすぐに実行できるわけではありません。余裕を持って進めると安心です。

新オフィスの選定・現オフィスの解約予告

会社移転が決まったら、新オフィスの選定と現オフィスの解約予告を行います。解約予告期間は6ヵ月のケースが多いですが、必ず賃貸借契約書を確認しましょう。解約予告期間を過ぎてしまうと、解約料が発生するおそれがあるため注意が必要です。

また、解約予告とあわせて、新オフィスの選定も行います。候補先を絞り込むだけでなく、入居できる時期の確認も必須です。解約予告が完了したのに新オフィスが見つからないという事態を防ぐ必要があります。

工事手配や器具備品などの購入・手配

移転の3～4ヵ月前あたりには、現オフィスの原状回復や新オフィスの内装工事などの業者を選定・手配すると安心です。ほかにも机や椅子、キャビネットなど器具備品の購入も進めていきます。複合機・電話などの手配も必要です。

取引先への連絡・荷造り

1～2ヵ月前から、取引先へ会社移転を行うことを連絡します。このあたりから、可能な範囲で荷造りといった準備も進めていきます。

移転作業・各種届出や手続き

移転当日は引っ越し作業が中心で、ほかの業務はあまり進められません。そのため業務量を調整し、時間を確保する必要があります。また、移転後しばらくの間も、荷解きや作業が必要なため、時間的に余裕があると安心です。公的機関への届出や、登記変更手続きなども進めていきます。

立地や広さなどの総合的な確認

移転先を選ぶ際は、立地・広さそれぞれを確認し、総合的な判断が大切です。立地については、交通の便・駅からの経路ともに大切な要素です。例えば最寄り駅から近いとしても交通アクセスが悪ければ、通勤の負担が大きくなってしまいます。路線の数が多い、もしくは複数の最寄り駅が存在する場合でも、駅からの所要時間が長ければ利便性が高いとは言い難いです。

また立地のよさを優先させると、理想的な広さが見つからないおそれがあります。すべての理想を叶えるのは難しいですが、立地と広さのそれぞれを確認しつつ、バランスのよい移転先を探す必要があります。

トータルコストに注意

費用面として賃料を重視しがちですが、それ以外の内容についても注意するべきです。

月額の賃料が小さい場合でも、敷金礼金や各種手数料が大きいと、トータルでかかる費用が大きくなるおそれがあります。時期によって家賃が異なる可能性もあるため、目先の賃料以外も注意しましょう。

また、再び会社移転をする可能性がゼロではない限り、退去費用についても確認が必要です。退去費用が大きすぎる場合、トータルコストの負担が多くなってしまいます。コストを考える際は、短期的ではなく、長期的な目線で考えることが大切です。

従業員のモチベーション維持も意識

会社移転が理由で、従業員のモチベーションが変わるケースも珍しくありません。例えば旧オフィスよりも古い印象を受ける場合、人によってはマイナスな気持ちになるおそれがあります。空調機器の性能やトイレの数なども、働く意欲に大きな影響を与えます。前向きな気持ちで業務ができるよう、レイアウトの工夫やスペースの余裕などによる、快適な職場環境の実現も必要です。会社としての都合だけでなく、従業員のモチベーションも意識して選びましょう。