【関西】事務所移転で経営戦略！事例も確認して業者選びをしよう

現状把握と目的の整理

まず大切なのが、現状の分析と目的の明確化です。なぜ現在の事務所から移転する必要があるのかを分析し、目的をはっきりとさせます。この工程が抜けていると移転による改善が運任せになり、成果が出たのかどうかもあいまいになってしまいます。

現在の事務所に足りないものや起こっている問題を整理し、新事務所に求める条件を整理しましょう。

移転先の情報収集

現在の事務所に関する理解を深めるだけでなく、引っ越した先についての情報収集も重要です。物件候補を挙げたら、さらに絞り込むために現地に赴くことをおすすめします。

現地確認をするうえで、チェックしたいポイントは以下のように多岐にわたります。

• 実質賃料の見積もり
• 必要設備（トイレや給湯室など）
• 移動設備（エレベーターや駐車場など）
• 照明の数・種類・位置
• 空調の数・種類・位置
• メンテナンスや管理の方法

コストをかけて引っ越しをする以上は、より利便性の高い事務所に引っ越しすべきです。経営目線だけでなく従業員の目線にも立って、利便性を総合的に検証しましょう。

動線を意識したオフィスデザイン

動線を意識した事務所のデザインも、重要な経営戦略の一つです。社員の動線を考え、交流が活発化するようなデザイン・レイアウトにしましょう。柔軟性の高いオフィスにすることは、現代では取引先や一般顧客にも好印象を与え、企業ブランディングにつながります。

移転後の成果検証

移転後の成果検証は、欠かさずに行いたい要素でしょう。従前に立てた課題への解決策・仮説を検証することで、より働きやすい職場づくりにつながるのです。

移転業者の選別

事務所移転においては、移転業者の選別も重要です。

依頼内容を明確にする

まず大前提として、依頼内容を明確にすることが重要です。どのような業務を依頼したいのかがはっきりしなければ、依頼すべき業者を選ぶこともできません。

要望を挙げればきりがないかもしれませんが、予算の制限もあります。要望をリストアップしたら優先順位をつけ、予算とのバランスを取って依頼するようにしましょう。

対応事例から実績や対応可能な業務範囲・規模を確認する

業者の対応実績を確認し、対応可能な業務について確認することも非常に重要です。自社が依頼したい業務内容に実績のある会社を選べば、トラブルを避けて効率的に実施できるでしょう。

また、業務範囲には以下のとおり様々なものがあります。

• 計画の立案
• レイアウト設計
• 搬入・搬出
• 原状回復

幅広い業務を一括して行ってくれる業者を探せば、自社担当者の手間や労力を減らしてスムーズな移転が実現するでしょう。

営業担当と現場担当の連携が取れているか確認する

営業担当者と現場担当者の間できちんと連携が取れているかどうかも、確認したいポイントの一つです。営業が契約を取ることを優先し、現場のことを考えていないケースは往々にしてあります。

営業と現場の関係性が悪いと、スムーズな作業が期待できません。トラブルのもとにならないよう、営業と現場の連携には気を配るべきです。

アフターサービスの有無や充実度を確認する

アフターサービスも重要な要素です。自社が必要とするアフターサービスを行っているか、それは有料か無料かをしっかりと確認しましょう。